Tietosuojaseloste – Jäsenrekisteri
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Oulun yliopiston vesitekniselle yhdistykselle ry:lle.
Laatimispäivämäärä 15.05.2018. Viimeisin muutos 24.05.2018.
- Rekisterinpitäjä
Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry
Pentti Kaiteran katu 1, 90500 Oulun yliopisto
Postiosoite:
PL 3000
90014 Oulun yliopisto
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistyksen hallituksen sihteeri.
vty(at)student.oulu.fi
- Rekisterin nimi
Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n jäsenrekisteri
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n jäsenien yhteystietoja.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
o Täydellinen nimi
o Sähköpostiosoite
o Opintojen aloitusvuosi nykyisessä tutkinto-ohjelmassa
o Nykyinen tutkinto-ohjelma
Rekisterissä ei säilytetä muiden kuin Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistyksen jäsenten tietoja, ja henkilötiedot poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys Oulun yliopiston vesiteknillisessä yhdistyksessä puretaan.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistyksen sähköpostista, johon hakemus jäsenyydestä jätetään ja johon on pääsy sihteerin lisäksi hallituksen puheenjohtajalla.
- Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja rekisteristä voidaan luovuttaa tarpeen vaatiessa vain Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistys ry:n hallitukselle. Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimella mikäli tarpeen. Rekisterin salaus toteutetaan Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n omilla salausavaimilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Oulun yliopiston vesiteknillisen yhdistys ry:n vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjän tulee vastata asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa ja Suomen laissa asiasta säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Oulun yliopiston vesiteknillinen yhdistys ry:n jäseniä. Jäsenyydestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.