Tapahtumaselostukset

Tapahtumaselostusten tarkoituksena on helpottaa tapahtumien järjestämistä. Selostuksesta tulee löytyä ainakin seuraavat asiat:

• Tapahtuman nimi
• Aika ja paikka
• Järjestäjät
• Hinta ja mitä siihen sisältyi
• Tietoa järjestelyjen aikataulusta (milloin tapahtumasta tiedotettiin, milloin oli viimeinen ilmoittautumispäivä jne.
• Osallistujien nimet ja syntymävuodet (tärkeä avustusten haun vuoksi)
• Mahdollinen matkareitti, sen pituus ja siihen kulunut aika sekä käytetyt kulkuneuvot
• Esim. Oulu-Rovaniemi 35 €, viisi ihmistä henkilöautolla, neljä junalla, 2 h 30min
• Vaellusreitti tms. tietoa
• Talousseuranta eli selvitys siitä, mihin rahaa kului (konsultoi rahastonhoitajaa, jos et muuten tiedä)
• Majoitus-, saunomis-, ruokailupaikkojen jne. yhteystiedot ja hintatasot sekä muita kommentteja niiden tasosta ja palvelusta
• Autiotuvat, varaustuvat, mukavat leiripaikat tms.
• Auto- ja välinevuokrauspaikat yhteystietoineen sekä hintataso
• Ruokalista
• Mahdollisia esitteitä liitteiksi
• Muuta mukavaa ja hyödyllistä tietää